Инвентаризация склада: сколько нужно людей и как пройти её за одну ночь

Когда проводят инвентаризацию

Помимо плановых пересчётов по графику компании, есть ситуации, когда инвентаризация обязательна. Обычно это:

• подготовка годовой бухгалтерской отчётности;
• смена материально ответственного лица;
• выявление хищений, злоупотреблений или порчи;
• пожар, авария, стихийное бедствие;
• реорганизация или ликвидация компании, передача имущества в аренду или продажа.

Конкретный порядок — сроки, состав комиссии, перечень проверяемого — закрепляется в учётной политике. Многие склады совмещают годовую полную инвентаризацию с регулярным выборочным пересчётом по зонам, чтобы в январе не стоять трое суток.

Подготовка за неделю

Скорость пересчёта во многом определяется тем, что сделано до его начала:

1. Заморозить движения. Завершить приёмку и отгрузку, разместить товар из буферных зон по ячейкам, закрыть все открытые задания в учётной системе.
2. Навести порядок в адресах. Проверить маркировку ячеек, убрать «бесхозный» товар, выделить отдельную зону для брака и возвратов.
3. Разбить склад на зоны примерно равной трудоёмкости: стеллажи верхнего яруса считаются медленнее, мелкоштучка — дольше, чем паллеты.
4. Подготовить оборудование: терминалы сбора данных заряжены, бланки распечатаны, техника для работы на высоте с допущенными людьми.
5. Назначить комиссию и ответственных по зонам, согласовать порядок повторного пересчёта.

Расчёт бригады

Пример. На складе 12 000 адресов, окно — одна ночь, 8 продуктивных часов. По замеру на пробной зоне пара с терминалом пересчитывает около 120 ячеек в час.

Скорость обязательно замеряйте на своей пробной зоне: мелкоштучный товар в коробах и целые паллеты различаются в разы. Ночные часы с 22:00 до 6:00 оплачиваются в повышенном размере — это закладывается в ставку, см. о ночных сменах.

Роли и зоны

• Счётчики — физический пересчёт, работают парами: один считает, второй сканирует или записывает.
• Контролёры — повторно пересчитывают позиции с расхождениями; это всегда другая пара, не та, что считала первой.
• Бригадиры зон — распределяют задания, следят за темпом и полнотой обхода.
• Оператор учётной системы — загружает результаты, формирует список расхождений.
• Члены комиссии — сотрудники компании, которые контролируют процесс и подписывают итоговые документы.

Как идёт пересчёт

1. Инструктаж на 15–20 минут: зоны, правила пересчёта, что делать с непонятными позициями.
2. Слепой пересчёт по зонам: счётчик не видит учётных остатков и фиксирует только фактическое количество.
3. Выгрузка результатов по мере закрытия зон, а не в конце ночи, — так контролёры начинают работать раньше.
4. Повторный пересчёт расхождений другой парой.
5. Сверка, оформление результатов и подписание комиссией.

Контроль качества

• Выборочный контроль — бригадир пересчитывает несколько случайных ячеек в каждой закрытой зоне.
• Два независимых пересчёта для дорогостоящих позиций.
• Отметка о закрытии каждой ячейки или стеллажа, чтобы не было пропусков и двойного счёта.
• Разбор после инвентаризации: где расхождения повторяются — там проблема процесса, а не счёта.

Счётчики от подрядчика

Своих людей на 30 человек в одну ночь у склада обычно нет, а снимать сотрудников с отгрузки нельзя. Поэтому физический пересчёт часто отдают подрядчику: он выводит бригаду под окно, отвечает за явку и дисциплину, а комиссия заказчика контролирует процесс и подписывает документы. Оплата — по часам за фактическую смену.

Пришлите число адресов, тип товара и окно на странице контактов — рассчитаем бригаду и ставку. Как устроена работа склада в обычные дни, разбираем в статье о персонале для склада.

Частые вопросы

Сколько человек нужно на инвентаризацию склада?

Число ячеек или позиций делится на скорость пересчёта одной пары в час и на длительность окна. Сверху добавляют 15–20% на повторный пересчёт расхождений и бригадиров по зонам.

Можно ли привлекать к инвентаризации персонал подрядчика?

Да, счётчиками. Инвентаризационную комиссию назначает руководитель компании из своих сотрудников: она контролирует пересчёт и подписывает документы, а счётчики подрядчика выполняют физический пересчёт под её контролем.

Что такое слепой пересчёт?

Это пересчёт, при котором счётчик не видит учётное количество и записывает только то, что фактически нашёл в ячейке. Так цифры не подгоняются под систему, а расхождения выявляются честно.